الشركة: شركة تجارية رائدة في العمل التجاري
الوصف الوظيفي: مسؤول مشتريات
الموقع: (اليمن – امانة العاصمة)
القسم: المشتريات
المسؤول المباشر: مدير المشتريات / المدير العام

1. الهدف العام للوظيفة:

تنفيذ ومتابعة كافة عمليات الشراء الخارجي والداخلي، والاشراف والمتابعة على النقل والتخليص الجمركي، وضمان وصول البضائع بأفضل جودة وأقل تكلفة وفي الوقت المحدد، بالتنسيق مع الموردين وشركات النقل والتخليص، مع ضمان الالتزام الكامل بالإجراءات والسياسات المعتمدة في المؤسسة.

2. المهام والمسؤوليات:

تخطيط الشراء وتحليل بيانات التوريد:

• إعداد خطط الشراء الدورية (شهرية / ربع سنوية / سنوية) بناءً على احتياج السوق والمخزون الحالي.
• التخطيط والإشراف على حركة البضائع داخل الشركة وخارجها (الواردات والصادرات).
• مقارنة بيانات التوريد السابقة (سعر، وقت وصول، جودة، كفاءة) لتحديد أفضل الموردين وأكثرهم التزاماً.
• تحديد فترات الطلب المثالية لتقليل زمن الاستيراد وتكاليف التخزين.
• تحسين دورة الشراء من خلال بناء قاعدة بيانات تاريخية ومحدثة لعمليات الشراء والنقل.

إدارة المشتريات الدولية والمحلية:

• إعداد أوامر الشراء بناء على الخطط التي يتم إعدادها والمعتمدة من الإدارة.
• التأكد من توافر المنتجات في الوقت المحدد مع الحفاظ على جودة الخدمة.
• مراقبة عمليات سلسلة الإمداد من الموردين حتى وصول المنتجات للعملاء.
• إصدار أوامر الشراء بناءً على طلبات الإدارات المختلفة بعد اعتمادها رسميًا.
• متابعة تنفيذ أوامر الشراء وتأكيد المواعيد النهائية للتوريد.
• مراجعة وفحص الوثائق التجارية (فواتير، بوليصة شحن، شهادة منشأ...إلخ).
• البحث عن الموردين المؤهلين محليًا ودوليًا والتفاوض معهم للحصول على أفضل الأسعار وأعلى جودة.

الاشراف والمتابعة على النقل والتخليص الجمركي:

• الاشراف على تنظيم عملية تخزين ونقل المنتجات.
• متابعة عمليات شحن البضائع من الموردين إلى مخازن الشركة.
• اختيار أفضل شركات الشحن بناءً على التكلفة والسرعة والموثوقية.
• الاشراف على العمليات التي تتم مع مخلصين جمركيين معتمدين لضمان سرعة إنهاء إجراءات التخليص.
• التأكد من مطابقة البيانات الجمركية لمستندات الشحن ومن قانونية كافة المعاملات.
• تقييم الأداء السابق لشركات النقل والتخليص لضمان اختيار الأنسب مستقبلاً.

إدارة العمليات اللوجستية وسلسلة الإمداد:

• التخطيط لحركة البضائع وتتبع الشحنات حتى وصولها.
• التأكد من توافر المنتجات في الوقت المحدد دون تأخير أو نقص.
• التنسيق مع المخازن لاستلام البضائع وتأكيد حالة الشحنة.
• مراقبة عمليات الإمداد من المورد إلى المخزن.

التنسيق والتواصل الداخلي:

• التنسيق مع قسم المبيعات لضمان توفر المنتجات المطلوبة في الوقت المناسب.
• التعاون مع إدارة المخازن لمتابعة استلام الشحنات وجدولة التوريد.
• التواصل المستمر مع الإدارة المالية لمطابقة الفواتير واعتمادها.
• العمل كحلقة وصل بين الشركة والموردين والمخلصين الجمركيين وشركات الشحن.

حل المشكلات اللوجستية وتطوير الأداء:

• التعامل السريع مع أي مشكلات متعلقة بالتأخير، التلف، أو ضياع الشحنات.
• تقديم حلول بديلة لتجنب توقف سلسلة الإمداد أو التأخير في التوصيل.
• تحسين أداء سلسلة الإمداد وتقليل التكاليف دون التأثير على الجودة.

3. المؤهلات والخبرات المطلوبة:

الحد الأدنى من المؤهلات:

• الشهادة العلمية: دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة سلاسل الإمداد، أو تخصص ذي صلة.
• الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن 4 سنوات في مجال المشتريات، ويجب ان تكون في شركات تجارية أو توزيع مواد غذائية.

المهارات الوظيفية/العملية:

• معرفة بسلاسل الإمداد: فهم جيد لعمليات الشراء، المخزون، واللوجستيات.
• مهارات تفاوض قوية: القدرة على التفاوض بفعالية للحصول على أفضل الصفقات.
• إدارة الموردين: القدرة على بناء وإدارة علاقات قوية مع الموردين.
• إجادة استخدام الحاسوب: مهارة جيدة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، ويجب ان يكون لدية خبرة جيدة في أنظمة ERP خاصة (ERPNext و ONYX ERP).

الكفاءات السلوكية:

• الدقة والاهتمام بالتفاصيل: القدرة على التعامل مع الأرقام والعقود بدقة.
• حل المشكلات: القدرة على تحديد وحل المشكلات المتعلقة بالموردين أو الشحنات.
• التواصل الفعال: مهارات تواصل ممتازة كتابة وشفوياً.
• المسؤولية والمبادرة: القدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ المبادرات لتحسين العمليات.
• النزاهة والأمانة: التحلي بمستوى عالٍ من النزاهة في جميع التعاملات.