Rawabi Radfan Charity Development Foundation – Lahj

Job Title: Finance and Operations Officer
Category / Level / Grade    
Department: Finance and Operations Department
Duty Station: Lahj, Yemen / Office and field locations as required

Background:
Rawabi Radfan Charity Development Foundation (RRCDF) is an active local civil society organization in Lahj, established in 2017 and licensed to implement humanitarian and development interventions that support the most vulnerable groups and strengthen community resilience. The Foundation has delivered a range of interventions in humanitarian support, food security, education, economic empowerment, youth capacity strengthening, and women’s empowerment, contributing to improved livelihoods and self-reliance for affected communities. It also works to expand partnerships with government entities and local and international organizations and to implement needs-based interventions that enhance the effectiveness of humanitarian response and support sustainable development. The Foundation operates in a challenging context marked by growing economic and humanitarian needs, which requires strong institutional capacity and high-quality programming grounded in humanitarian principles, transparency, and accountability. This position is part of an integrated project and is intended to strengthen both financial management and day-to-day operational support to ensure timely, compliant, and efficient project delivery.

Scope of Work:

The Finance and Operations Officer is responsible for providing strong day-to-day support to project financial management while also supporting key operational and administrative processes. The role focuses primarily on budget follow-up, payment documentation, financial tracking, reporting support, and compliance, while also contributing to procurement follow-up, logistics coordination, records management, and office operations.

Job Summary:

The Finance and Operations Officer supports effective project implementation by ensuring accurate financial documentation, budget monitoring, payment processing follow-up, financial compliance, and timely coordination with program and support teams. The post holder also supports project operations through procurement follow-up, administrative coordination, and maintenance of organized project records and office systems. The role requires strong attention to detail, solid Excel and financial tracking skills, and the ability to work across finance, operations, and program teams.

Working Relationships:

• Reports to: Project Manager / Finance Manager / senior delegated manager.
• Coordinates internally with: Program teams, finance, procurement, logistics, HR, administration, IT, fleet, and senior management.
• May supervise: Administrative assistants, finance support staff, interns, or temporary support staff as delegated.
• External coordination with: Vendors, service providers, landlords, workshop venues, local authorities, banks or financial service providers as needed, and other service partners.

Key Responsibilities:

• Support project budget follow-up and expenditure tracking to ensure spending is aligned with approved budgets and project timelines.
• Prepare and maintain routine budget tracking sheets, financial follow-up files, and expenditure summaries for project management review.
• Coordinate with finance staff on payment requests, supporting documents, vendor invoices, cash requests, and liquidation follow-up.
• Review financial and payment documents for completeness, accuracy, and compliance before submission for processing and filing.
• Maintain organized hard-copy and electronic financial and project records, including payment files, contracts, procurement-related documentation, and supporting documents for audits and compliance checks.
• Monitor budget burn rates and flag underspending, overspending, or documentation gaps to the supervisor in a timely manner.
• Support donor and internal financial reporting processes by compiling, organizing, and checking relevant expenditure data and supporting documents.
• Follow up procurement and logistics requests with relevant departments and track the status of purchases, deliveries, service contracts, and maintenance needs.
• Assist in organizing trainings, workshops, travel, accommodation, transport, and other logistical arrangements for staff, partners, and project activities.
• Support office inventory and asset management, including asset tagging, movement tracking, handover forms, and basic verification checks.
• Prepare regular finance and operations trackers, status updates, and summary reports for the supervisor and project management.
• Ensure project teams have the forms, templates, and administrative support required to comply with organizational procedures and donor requirements.
• Provide practical capacity building and day-to-day coaching to relevant foundation staff on basic financial tracking, documentation standards, compliance requirements, and routine operations processes to strengthen institutional capacity.
• Perform other finance, operations, or administration-related tasks reasonably assigned by the supervisor.

Requirements: (Qualifications, Skills, and Abilities)

Educational Qualifications:

• Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration, Commerce, Management, or another related field.
• Relevant professional training in finance, accounting, budgeting, procurement, project operations, or administration is an advantage.

Experience:

• Minimum 3 years of relevant professional experience in finance, accounting support, budget tracking, project financial management, operations support, or similar roles.
• Experience working in NGOs, humanitarian projects, or multi-sector environments is strongly preferred.
• Experience in financial documentation, budget monitoring, payment follow-up, and cross-department coordination is required.
• Familiarity with procurement, administrative support, and asset or inventory controls is an asset.

Skills and Abilities:

• Strong English and Arabic language skills, both written and spoken.
• Very good proficiency in Microsoft Excel, Word, PowerPoint, Outlook, and general digital filing/communication tools.
• Strong financial organization, documentation, coordination, and analytical skills.
• Ability to manage multiple tasks, maintain attention to detail, and meet deadlines.
• Good understanding of confidentiality, compliance, internal controls, and professional conduct.
• Ability to work collaboratively with technical and support teams and travel when needed.

Competencies / Proficiency:

• Organization and follow-through.
• Professional discretion and integrity.
• Client/service orientation.
• Teamwork and communication.
• Problem-solving and flexibility.
• Commitment to quality and compliance.

Professional Standards: RRCDF is committed to humanitarian principles and the values of integrity, service, accountability, respect, and non-discrimination. All staff are expected to fully adhere to the organization’s Code of Conduct, Child Safeguarding Policy, Prevention of Sexual Exploitation, Abuse and Harassment (PSEAH) policy, confidentiality requirements, beneficiary protection commitments, and internal compliance procedures. The post holder is expected to contribute to a safe and inclusive working environment and to a culture of respect, learning, collaboration, and responsibility.
Equal Opportunity: RRCDF is an equal opportunity employer and recruits on the basis of merit and competence, without discrimination on the grounds of gender, disability, social background, or any other protected status under applicable laws and standards.
Equality and Inclusion: RRCDF promotes gender equality, diversity, and inclusion in its workplace and programming and encourages qualified women and underrepresented groups to apply for leadership, technical, and field-based roles.
Commitment to Accountability to Affected People: The post holder is expected to support an approach that places affected people at the center of the intervention by ensuring communities understand available services, eligibility criteria, and feedback and complaints mechanisms, and by systematically listening to and using community feedback to improve the quality of activities and services.
Safeguarding and Confidentiality: The post holder must maintain the confidentiality of beneficiary and organizational information, handle all data in line with approved policies and procedures, and immediately report any safeguarding concern, incident, or breach related to professional conduct, protection, or data privacy.

مؤسسة روابي رادفان الخيرية للتنمية – لحج

المسمى الوظيفي:  مسؤول الشؤون المالية والعمليات
الفئة / المستوى / الدرجة: الادارة / المستوى المتوسط / وظيفة وطنية
القسم: قسم الشؤون المالية والعمليات
مقر العمل: لحج، اليمن / المكاتب والمواقع الميدانية حسب الحاجة

الخلفية

مؤسسة روابي ردفان للتنمية  الخيرية (RRCDF) هي منظمة مجتمع مدني محلية نشطة في لحج، تأسست في عام 2017 وحصلت على ترخيص لتنفيذ تدخلات إنسانية وإنمائية تدعم الفئات الأكثر ضعفاً وتعزز قدرة المجتمع على الصمود. قدمت المؤسسة مجموعة من التدخلات في مجالات الدعم الإنساني والأمن الغذائي والتعليم والتمكين الاقتصادي وتعزيز قدرات الشباب وتمكين المرأة، مما ساهم في تحسين سبل العيش والاعتماد على الذات للمجتمعات المتضررة. كما تعمل على توسيع الشراكات مع الجهات الحكومية والمنظمات المحلية والدولية وتنفيذ تدخلات قائمة على الاحتياجات تعزز فعالية الاستجابة الإنسانية وتدعم التنمية المستدامة. تعمل المؤسسة في سياق صعب يتسم بتزايد الاحتياجات الاقتصادية والإنسانية، الأمر الذي يتطلب قدرة مؤسسية قوية وبرامج عالية الجودة تستند إلى المبادئ الإنسانية والشفافية والمساءلة. هذا المنصب جزء من مشروع متكامل ويهدف إلى تعزيز كل من الإدارة المالية والدعم التشغيلي اليومي لضمان تنفيذ المشروع في الوقت المناسب وبشكل متوافق وفعال.

نطاق العمل:

يتولى مسؤول الشؤون المالية والعمليات مسؤولية تقديم دعم يومي قوي لإدارة الشؤون المالية للمشروع، مع دعم العمليات التشغيلية والإدارية الرئيسية. يركز الدور بشكل أساسي على متابعة الميزانية، وتوثيق المدفوعات، والتتبع المالي، ودعم إعداد التقارير، والامتثال، مع المساهمة في متابعة المشتريات، وتنسيق الشؤون اللوجستية، وإدارة السجلات، والعمليات المكتبية.

ملخص الوظيفة:

يدعم مسؤول الشؤون المالية والعمليات التنفيذ الفعال للمشروع من خلال ضمان دقة الوثائق المالية، ومراقبة الميزانية، ومتابعة معالجة المدفوعات، والامتثال المالي، والتنسيق في الوقت المناسب مع فرق البرنامج وفرق الدعم. كما يدعم شاغل الوظيفة عمليات المشروع من خلال متابعة المشتريات، والتنسيق الإداري، والحفاظ على سجلات المشروع المنظمة وأنظمة المكتب. تتطلب هذه الوظيفة اهتمامًا شديدًا بالتفاصيل، ومهارات قوية في استخدام برنامج Excel والتتبع المالي، والقدرة على العمل مع فرق الشؤون المالية والعمليات والبرامج.

علاقات العمل:

• يقدم تقاريره إلى: مدير المشروع / مدير الشؤون المالية / المدير المفوض الأقدم.
• ينسق داخليًا مع: فرق البرامج، والمالية، والمشتريات، واللوجستيات، والموارد البشرية، والإدارة، وتكنولوجيا المعلومات، وأسطول المركبات، والإدارة العليا.
• قد يشرف على: المساعدين الإداريين، وموظفي الدعم المالي، والمتدربين، أو موظفي الدعم المؤقتين حسب التفويض.
• التنسيق الخارجي مع: الموردين، ومقدمي الخدمات، وأصحاب العقارات، وأماكن ورش العمل، والسلطات المحلية، والبنوك أو مقدمي الخدمات المالية حسب الحاجة، وشركاء الخدمات الآخرين.

المسؤوليات الرئيسية:

• دعم متابعة ميزانية المشروع وتتبع النفقات لضمان توافق الإنفاق مع الميزانيات المعتمدة والجداول الزمنية للمشروع.
• إعداد وصيانة أوراق تتبع الميزانية الروتينية وملفات المتابعة المالية وملخصات النفقات لمراجعتها من قبل إدارة المشروع.
• التنسيق مع موظفي الشؤون المالية بشأن طلبات الدفع، والوثائق الداعمة، وفواتير الموردين، وطلبات النقد، ومتابعة التصفية.
• مراجعة المستندات المالية ومستندات الدفع للتأكد من اكتمالها ودقتها وامتثالها قبل تقديمها للمعالجة والحفظ.
• الحفاظ على سجلات مالية وسجلات المشاريع المطبوعة والإلكترونية منظمة، بما في ذلك ملفات الدفع والعقود والوثائق المتعلقة بالمشتريات والوثائق الداعمة للتدقيق وفحوصات الامتثال.
• مراقبة معدلات استهلاك الميزانية وإبلاغ المشرف في الوقت المناسب بأي نقص في الإنفاق أو تجاوز في الإنفاق أو ثغرات في الوثائق.
• دعم عمليات إعداد التقارير المالية للمانحين والداخلية من خلال تجميع وتنظيم وفحص بيانات الإنفاق ذات الصلة والوثائق الداعمة.
• متابعة طلبات المشتريات واللوجستيات مع الإدارات ذات الصلة وتتبع حالة المشتريات والتسليم وعقود الخدمات واحتياجات الصيانة.
• المساعدة في تنظيم الدورات التدريبية وورش العمل والسفر والإقامة والنقل والترتيبات اللوجستية الأخرى للموظفين والشركاء وأنشطة المشاريع.
• دعم إدارة المخزون والأصول المكتبية، بما في ذلك وضع العلامات على الأصول، وتتبع الحركة، ونماذج التسليم، وعمليات التحقق الأساسية.
• إعداد تقارير متابعة مالية وتشغيلية منتظمة، وتحديثات الحالة، وتقارير موجزة للمشرف وإدارة المشروع.
• ضمان توفر النماذج والقوالب والدعم الإداري اللازم لفرق المشروع للامتثال للإجراءات التنظيمية ومتطلبات المانحين.
• توفير بناء القدرات العملية والتدريب اليومي لموظفي المؤسسة المعنيين بشأن التتبع المالي الأساسي ومعايير التوثيق ومتطلبات الامتثال وعمليات التشغيل الروتينية لتعزيز القدرات المؤسسية.
• أداء المهام الأخرى المتعلقة بالشؤون المالية أو العمليات أو الإدارة التي يكلفك بها المشرف بشكل معقول.

المتطلبات: (المؤهلات والمهارات والقدرات)

المؤهلات التعليمية:

• درجة البكالوريوس في المحاسبة أو المالية أو إدارة الأعمال أو التجارة أو الإدارة أو أي مجال آخر ذي صلة.
• يُعد الحصول على تدريب مهني ذي صلة في مجال المالية أو المحاسبة أو الميزانية أو المشتريات أو عمليات المشاريع أو الإدارة ميزة إضافية.

الخبرة

• ما لا يقل عن 3 سنوات من الخبرة المهنية ذات الصلة في مجال المالية، أو الدعم المحاسبي، أو متابعة الميزانية، أو الإدارة المالية للمشاريع، أو دعم العمليات، أو أدوار مماثلة.
• يُفضل بشدة وجود خبرة في العمل في المنظمات غير الحكومية أو المشاريع الإنسانية أو البيئات متعددة القطاعات.
• مطلوب خبرة في التوثيق المالي، ومراقبة الميزانية، ومتابعة المدفوعات، والتنسيق بين الإدارات.
• يُعد الإلمام بالمشتريات والدعم الإداري ومراقبة الأصول أو المخزون ميزة إضافية.

المهارات والقدرات:

• مهارات قوية في اللغتين الإنجليزية والعربية، كتابةً وتحدثًا.
• إجادة جيدة جدًا لبرامج Microsoft Excel وWord وPowerPoint وOutlook وأدوات الملفات/الاتصالات الرقمية العامة.
• مهارات قوية في التنظيم المالي والتوثيق والتنسيق والتحليل.
• القدرة على إدارة مهام متعددة، والاهتمام بالتفاصيل، والالتزام بالمواعيد النهائية.
• فهم جيد لمبادئ السرية والامتثال والضوابط الداخلية والسلوك المهني.
• القدرة على العمل بشكل تعاوني مع الفرق الفنية وفرق الدعم والسفر عند الحاجة.

الكفاءات / المهارات:

• التنظيم والمتابعة.
• التحلي بالحرص المهني والنزاهة.
• التركيز على العملاء/الخدمة.
• العمل الجماعي والتواصل.
• حل المشكلات والمرونة.
• الالتزام بالجودة والامتثال.

المعايير المهنية: تلتزم RRCDF بالمبادئ الإنسانية وقيم النزاهة والخدمة والمساءلة والاحترام وعدم التمييز. يُتوقع من جميع الموظفين الالتزام التام بمدونة قواعد السلوك الخاصة بالمنظمة، وسياسة حماية الطفل، وسياسة منع الاستغلال الجنسي والإساءة والتحرش (PSEAH)، ومتطلبات السرية، والتزامات حماية المستفيدين، وإجراءات الامتثال الداخلية. يُتوقع من شاغل الوظيفة المساهمة في توفير بيئة عمل آمنة وشاملة، وفي إرساء ثقافة الاحترام والتعلم والتعاون والمسؤولية.
تكافؤ الفرص: تلتزم مؤسسة RRCDF بتكافؤ الفرص في التوظيف، وتقوم بالتعيين على أساس الجدارة والكفاءة، دون تمييز على أساس الجنس أو الإعاقة أو الخلفية الاجتماعية أو أي وضع آخر محمي بموجب القوانين والمعايير المعمول بها.
المساواة والاندماج: يروج صندوق RRCDF للمساواة بين الجنسين والتنوع والاندماج في مكان العمل وبرامجه، ويشجع النساء المؤهلات والمجموعات غير الممثلة بشكل كافٍ على التقدم لشغل مناصب قيادية وتقنية وميدانية.
الالتزام بالمساءلة أمام الأشخاص المتضررين: يُتوقع من شاغل الوظيفة دعم نهج يضع الأشخاص المتضررين في صميم التدخل من خلال ضمان فهم المجتمعات المحلية للخدمات المتاحة ومعايير الأهلية وآليات التغذية الراجعة والشكاوى، ومن خلال الاستماع بشكل منهجي إلى ملاحظات المجتمع المحلي والاستفادة منها لتحسين جودة الأنشطة والخدمات.
الحماية والسرية: يجب على شاغل الوظيفة الحفاظ على سرية معلومات المستفيدين والمعلومات التنظيمية، والتعامل مع جميع البيانات بما يتماشى مع السياسات والإجراءات المعتمدة، والإبلاغ فوراً عن أي مخاوف أو حوادث أو انتهاكات تتعلق بالحماية أو السلوك المهني أو حماية البيانات.