SAMARITAN’S PURSE REQUEST FOR QUOTATION # PR2506001

RFQ Instructions

RFQ Number: PR2506001
Issued:  16 June 2025
Deadline for Submission:  30 June, 2025 at 17:00 Arabian Standard Time
Description:  Goats & Fodder 

INTRODUCTION 

Since 1970, Samaritan’s Purse (SP) has helped meet needs of people who are victims of war, poverty, natural disasters, disease, and famine in the world’s most troubled regions. Samaritan’s Purse serves people in need with equality and respect, and without preference or regard to race, religion, gender, creed or social status. Currently Samaritan’s Purse has 15 country offices and works through partners in an additional 42 countries.

The purpose of this Request for Quote (RFQ) is to support a livelihoods program in Al-Falaheen and Jawalah, Dar Saad District, Aden Governorate and Al-Zuhari, Mokha District, Taiz Governorate. The items listed will support Samaritan’s Purse programming within Yemen as a means to bring aid to the victims of war, poverty, natural disasters, disease, and famine. They will not be resold, bartered, traded for other goods or services, or used as leverage in any way, shape or form.

Bidders are responsible for reviewing and understanding the contents of the RFQ package and requirements when preparing their quotation. They are also responsible for ensuring that their submission complies with the stated requirements. Failure to meet the requirements of the RFQ may result in disqualification of the submitted quotation.   

مقدمة

منذ عام 1970 ، ساعدت منظمة سماريتان بيرس  في تلبية احتياجات الأشخاص ضحايا الحرب والفقر والكوارث الطبيعية والأمراض والمجاعة في أكثر مناطق العالم معاناة. تخدم SP المحتاجين بالمساواة والاحترام ، ودون تفضيل أو اعتبار للعرق أو الدين أو الجنس أو العقيدة أو الوضع الاجتماعي. تمتلك SP حاليًا 15 مكتبًا قطريًا وتعمل من خلال شركاء في 42 دولة إضافية.
الغرض من طلب عرض السعر هذا هو دعم برنامج سبل العيش في ( الفلاحين و جعولة) في مديرية دار سعد ، محافظة عدن و الزهاري في مديرية المخا, محافظة تعز. ستدعم العناصر المدرجة في عرض السعر برامج سماريتان بيرس داخل اليمن كوسيلة لتقديم المساعدة لضحايا الحرب والفقر والكوارث الطبيعية والمرض والمجاعة. لن يتم إعادة بيعها أو مقايضتها بسلع أو خدمات أخرى أو الاستفادة منها بأي شكل من الأشكال.
يتحمل مقدمو العطاءات مسؤولية مراجعة وفهم محتويات طلب عرض السعر ومتطلباته عند إعداد عروض الأسعار الخاصة بهم. كما أنهم مسؤولون عن التأكد و ضمان أن تقديمهم يتوافق مع المتطلبات المذكورة. قد يؤدي عدم تلبية متطلبات طلب عرض الأسعار إلى استبعاد عرض السعر المقدم.

QUOTATION SUBMISSION PROCESSES

Confidentiality

All information included in bids is confidential. No information included in the bid documentation or in discussions connected to it may be disclosed to any other party.

RFQ Procedures & Instructions

Samaritan’s Purse requests formal quotations for products or services listed in Annex C – Quotation template. Suppliers must submit their quotations as noted below. Failure to submit as instructed could result in disqualification. Bids received in compliance with the terms of this RFQ will be presented to a Bid Committee for evaluation and supplier selection. Selection will be based on compliance to RFQ requirements and overall best value (cost, availability of requested items and quantities, and past performance). Information received through the sourcing activities will be used to determine award.

عملية تقديم عرض السعر

السرية

جميع المعلومات الواردة في عرض السعر هذه سرية ولعلم المستلم فقط. ولا يجوز الكشف لأي طرف آخر عن أي معلومات واردة في هذه الوثيقة أو في المناقشات المتصلة بها.

إجراءات و تعليمات طلب عرض السعر

تطلب سماريتان بيرس عروض أسعار رسمية للمنتجات أو الخدمات المدرجة في نموذج" المرفق أ - العروض ". يجب على الموردين تقديم عروض الأسعار الخاصة بهم كما هو موضح أدناه. قد يؤدي عدم التقديم وفقًا للتعليمات إلى الاستبعاد. سيتم تقديم العطاءات المستلمة وفقًا لشروط طلب عرض الأسعار هذا إلى لجنة العطاءات لتقييمها واختيار الموردين. سيعتمد الاختيار على الامتثال لمتطلبات طلب عرض السعر وأفضل قيمة عامة (التكلفة ، وتوافر العناصر والكميات المطلوبة ، والأداء السابق). سيتم استخدام المعلومات الواردة من خلال أنشطة الاستعانة بالمصادر لتحديد القرار.

Required Documentation:

All below documentation must be filled out completely in order for the bid to be considered

1)    Annex A: Required Documentation 
2)    Annex B: Statement of Work
3)    Annex C: Quotation Form
4)    Annex D: Work History and References
5)    Annex E: Vetting Document with Company Registration, Tax ID, and Owner ID attached
6)    Last month’s bank statement

Bid Submission Instructions: 

Quotations must be submitted no later than 17:00 Arabian Standard Time on June 30th, 2025.  Any quotations received after this deadline will be disqualified from consideration.   Quotations must be submitted in USD and have a minimum validity of sixty (60) days.  

الموعد النهائي وتعليمات التسليم:

يجب تقديم عروض الأسعار في موعد لا يتجاوز الساعة 17:00 بالتوقيت العربي القياسي ، 30 يونيو ، 2025. سيتم استبعاد أي عروض أسعار يتم استلامها بعد هذا الموعد النهائي. يجب تقديم عروض الأسعار بالدولار الأمريكي  وأن يكون عرض السعر متاح لمدة لا تقل عن ستين (60) يومًا.

Quotations may be submitted either physically or electronically as described below:

يمكن تقديم عروض الأسعار المحدثة إما شخصياً أو إلكترونيًا كما هو موضح أدناه:

Physical Submission Process:

Bids will be submitted to the following address: Khormaksar, October Area behind the Institute of Administrative Science Building Number 2. Envelope must read "Submission PR2506001 Goats”

يجب تسليم االعروض على العنوان التالي: خورمكسر ، منطقة أكتوبر خلف مبنى معهد العلوم الإدارية رقم 2. يجب أن يكتب على المغلف "تقديم PR2407016 Goats & Fodder".

Electronic Submission Process:

Email your bid to yemenbids@shpt.samaritan.org with the subject line TND2506001. You may send multiple emails depending on the size of the files. Even when submitting multiple emails, the subject line of EACH email should be the same: TND2506001. After submission, you will receive an acknowledgment email with the subject: "A bid has been received for TND2506001.

Notes for electronic submission:

• Ensure each email size is LESS than 15MB.
• Attachments should be sent in a ZIP file or consider multiple emails if needed.
• The total attachment size (including the email) must be LESS than 15MB.
• The e-mail subject must be the same TND2506001. Please do not add any other description such as technical offer or anything other than the code TND2506001. DOES NOT MATTER HOW MANY EMAILS YOU SEND, JUST WRITE THE SAME EMAIL SUBJECT TND2506001

After Submission Reminder: After submitting the information, kindly check both your inbox and junk/spam box to ensure no delivery error messages are received, especially in the case of large attachment sizes.

عملية التقديم الإلكتروني:

أرسل عرضك بالبريد الإلكتروني إلى yemenbids@shpt.samaritan.org  الموضوع او عنوان الايميل TND2506001. يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة حسب حجم الملفات. حتى عند إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة، يجب أن يكون الموضوع او عنوان الايميل لكل بريد إلكتروني هو نفسه: TND2506001. بعد الإرسال، ستتلقى رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني بعنوان: "تم استلام عرض TND2506001.

ملاحظات للتقديم الإلكتروني:

• التأكد من أن حجم كل بريد إلكتروني أقل من 15 ميجابايت.
• ينبغي إرسال المرفقات في ملف ZIP أو النظر في رسائل بريد إلكتروني متعددة إذا لزم الأمر.
• يجب أن يكون الحجم الإجمالي للمرفقات (بما في ذلك البريد الإلكتروني) أقل من 15 ميغابايت.
• يجب أن يكون موضوع البريد الإلكتروني هو نفسه TND2506001. يرجى عدم إضافة أي وصف آخر مثل العرض الفني أو أي شيء آخر غير الكود TND2506001. لا يهم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها، فقط اكتب نفس موضوع البريد الإلكتروني TND2506001

بعد الإرسال تذكر : بعد إرسال المعلومات، يرجى التحقق من صندوق الوارد الخاص بك وصندوق الرسائل غير المرغوب فيها/البريد العشوائي للتأكد من عدم تلقي رسائل خطأ في التسليم، خاصة في حالة أحجام المرفقات الكبيرة.

Terms and Conditions

This is only a Request for Quotation and its issuance does not obligate Samaritan’s Purse to make award for any or all of the items and quantities stated in the Statement of Work.  Samaritan’s Purse is not obligated to pay for any costs incurred by the bidders in preparation and submission of their quotation.  

Any subsequent award will be subject to Samaritan’s Purse standard contractual terms and conditions. All work will be inspected to ensure compliance to technical requirements within the Statement of Work.

الأحكام والشروط

هذا مجرد طلب عرض أسعار ولا يلزم إصداره Samaritan's Purse بتقديم تعويض عن أي أو كل العناصر والكميات المذكورة في بيان العمل. سماريتان بيرس ليست ملزمة بدفع أي تكاليف يتكبدها مقدمو العطاءات في إعداد وتقديم عرضهم.
ستخضع أي منح لاحقة لشروط وأحكام طلب الشراء المعيارية الخاصة بـ سماريتان بيرس. سيتم فحص المنتج للتأكد من مطابقته للمتطلبات التقنية في بيان العمل. 

ETHICAL AND BUSINESS CONDUCT REQUIREMENTS 

Samaritan’s Purse is committed to integrity in its procurement processes.  Suppliers are selected based on objective business criteria such as price, quality, past performance and technical merit. Samaritan’s Purse expects suppliers to conduct their work ethically and to the highest business standards.  Samaritan’s Purse does not tolerate fraud, collusion among bidders, falsified proposals/bids, bribery, or kickbacks. Any bidder or individual violating these standards will be disqualified from this procurement and barred from future business with Samaritan’s Purse. Samaritan’s Purse employees are strictly prohibited from asking for or accepting any money, fees, commissions, credit, gifts, gratuities, objects of value or compensation from current or potential vendors or suppliers in exchange for or as a reward for business.  

متطلبات قواعد السلوك الأخلاقي والمهني

تلتزم Samaritan's Purse بالنزاهة في عمليات الشراء الخاصة بها. يتم اختيار الموردين بناءً على معايير تجارية موضوعية مثل السعر والجودة والأداء السابق والجدارة التقنية. تتوقع Samaritan's Purse أن يقوم الموردون بعملهم بشكل أخلاقي وبأعلى معايير الأعمال. لا تتسامح Purse Samaritan مع الاحتيال أو التواطؤ بين مقدمي العطاءات أو العروض/العطاءات المزيفة أو الرشاوى. سيتم استبعاد أي مقدم عرض أو فرد ينتهك هذه المعايير من هذا الشراء ومنعه من العمل في المستقبل مع Samaritan's Purse. يُمنع موظفو Samaritan's Purse تمامًا من طلب أو قبول أي أموال أو رسوم أو عمولات أو ائتمان أو هدايا أو مكافآت أو أشياء ذات قيمة أو تعويضات من البائعين أو الموردين الحاليين أو المحتملين مقابل أو كمكافأة للأعمال.