Job Title: Project Case Intake Assistant
Location: Aden

Duration of work:

The duration of this assignment is five (5) months, starting from June 2026and ending in October 2026, in accordance with the work schedule and responsibilities outlined in this document.

Introduction:

A voluntary, non-profit organization established on January 15, 2020, under license No. (427), accredited by the Ministry of Social Affairs and Labor – Republic of Yemen. It was founded by a group of young men and women, as well as community activists in Aden Governorate, driven by their desire to make efforts and take initiatives to strengthen social cohesion, achieve stability, promote justice, and spread the principles of citizenship and participation.

Job Purpose:

Receive beneficiary cases, conduct initial needs assessments, provide appropriate referrals to available services, and ensure beneficiaries’ access to the required services, while maintaining accurate documentation and confidentiality of data.

Key Responsibilities

1. Case Reception and Initial Registration

• Receive beneficiaries in a professional and safe manner that respects privacy and dignity. 
• Clearly explain project services and eligibility criteria to beneficiaries. 
• Obtain informed consent before collecting any personal information. 
• Accurately complete registration and initial intake forms. 
• Open files for new cases and assign a unique identification number to each case. 
• Verify whether the case has been previously registered. 
• Maintain strict confidentiality of all documents and information.

2. Initial Screening and Needs Identification

• Conduct initial screening to identify the type of case and its primary needs. 
• Identify urgent or high-risk cases and immediately report them to the supervisor. 
• Categorize cases according to the required services. 
• Collect preliminary information without requesting unnecessary sensitive details. 
• Refer beneficiaries to appropriate services within or outside the project. 

3. Referral and Coordination

• Refer cases internally to specialized teams based on service needs. 
• Prepare referral forms and follow up on referral status. 
• Conduct external referrals to partner organizations or service providers when needed. 
• Ensure referrals are carried out safely and with the beneficiary’s consent. 
• Follow up on referred cases to confirm beneficiaries received the required service only, without conducting full case management. 
• Coordinate with service providers to confirm appointments and follow-up actions. 
• Regularly update service mapping and referral pathways. 

4. Data Entry and Information Management

• Enter case data into the Management Information System (MIS) on a regular basis. 
• Update case records following intake, referral, or confirmation of service delivery. 
• Review data to ensure accuracy and completeness. 
• Ensure consistency between electronic records and paper-based forms. 
• Use unique case identifiers to maintain confidentiality. 
• Archive files electronically and physically in a secure and organized manner. 
• Generate periodic reports and statistics upon request. 
• Support the preparation of monthly project activity reports. 

5. Follow-up and Daily Coordination

• Follow up on registered and referred cases internally and externally within the scope of referrals. 
• Coordinate daily with the project team and direct supervisor. 
• Report on any challenges or delays in service delivery to management. 
• Organize beneficiary appointments and monitor attendance. 
• Support the daily workflow of the project. 

6. Administrative Support

• Prepare registration forms, referral forms, and other required tools. 
• Organize and archive case files systematically. 
• Assist in preparing activities and reports. 
• Support awareness sessions and community activities when required. 

7. Compliance with Protection and Quality Standards

• Adhere to principles of confidentiality, do no harm, and informed consent. 
• Comply with Protection, PSEA, and AAP policies and procedures. 
• Treat all beneficiaries with respect and without discrimination. 
• Ensure privacy during interviews and data handling. 
• Immediately report any protection concerns. 
• Follow approved procedures, forms, and organizational policies. 
• Perform any other duties assigned by the direct officer. 

Qualifications and Experiences:

• Bachelor’s degree in law, Social Work, Psychology, or a related field. 
• 1–2 years of experience in humanitarian work or community-based projects. 
• Knowledge of protection principles, safe intake procedures, initial assessment, and referral mechanisms. 
• Familiarity with Management Information Systems (MIS) is an added advantage. 
• Fluency in Arabic and English. 
• Proficiency in Microsoft Office applications, especially Word and Excel.

Skills and Competencies:

• Excellent communication skills. 
• High level of accuracy in data entry and attention to detail. 
• Strong organizational and time management skills. 
• Ability to work under pressure. 
• Ability to handle sensitive cases with confidentiality and professionalism. 
• Strong coordination and follow-up skills. 
• High cultural sensitivity and respect for diversity. 
• Ability to work effectively within a team. 
• Good problem-solving and decision-making skills.

________________________________________

المسمى الوظيفي: مساعد استقبال حالات المشروع
الموقع: عدن
مدة العمل:
خمسة (5) أشهر، تبدأ من يونيو 2026 وتنتهي في اكتوبر 2026، وذلك وفقًا لجدول العمل والمهام المحددة في هذه الوثيقة.
________________________________________
مقدمة:
هي مؤسسة طوعية غير ربحية تأسست في 15 يناير 2020، تحت ترخيص رقم (427)، ومعتمدة من وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل – جمهورية اليمن. تأسست على يد مجموعة من الشباب والشابات، ونشطاء المجتمع المدني في محافظة عدن، بدافع الرغبة في بذل الجهود والمبادرات لتعزيز التماسك الاجتماعي، وتحقيق الاستقرار، وتعزيز العدالة، ونشر مبادئ المواطنة والمشاركة.
________________________________________
الهدف من الوظيفة:
استقبال الحالات المستفيدة، إجراء التقييم الأولي للاحتياجات، تقديم الإحالات المناسبة للخدمات المتاحة، والتأكد من وصول المستفيدين إلى الخدمات المطلوبة، مع الحفاظ على التوثيق الدقيق وسرية البيانات.
________________________________________
 المسؤوليات الرئيسية

1. استقبال الحالات والتسجيل الأولي

• استقبال المستفيدين بطريقة مهنية وآمنة تحترم الخصوصية والكرامة. 
• شرح خدمات المشروع ومعايير الاستفادة للمستفيدين بوضوح. 
• الحصول على الموافقة المستنيرة قبل جمع أي معلومات. 
• تعبئة استمارات التسجيل والاستقبال الأولي بدقة. 
• فتح ملفات للحالات الجديدة ومنح كل حالة رقم تعريف فريد. 
• التحقق من عدم وجود تسجيل مسبق للحالة. 
• حفظ الوثائق والبيانات بسرية تامة. 

2. الفرز الأولي وتحديد الاحتياجات

• إجراء فرز أولي لتحديد نوع الحالة واحتياجاتها الأساسية. 
• تحديد الحالات العاجلة أو عالية الخطورة وإبلاغ المشرف/ة فورًا. 
• تصنيف الحالات حسب نوع الخدمة المطلوبة. 
• جمع المعلومات الأولية دون الخوض في تفاصيل حساسة غير ضرورية. 
• توجيه المستفيدين إلى الخدمات المناسبة داخل المشروع أو خارجه. 

3. الإحالة والتنسيق

• إحالة الحالات داخليًا إلى الفرق المختصة حسب نوع الخدمة. 
• إعداد نماذج الإحالة ومتابعة حالتها. 
• تنفيذ الإحالات الخارجية إلى الجهات أو الخدمات الشريكة عند الحاجة. 
• التأكد من تنفيذ الإحالات بموافقة المستفيد وبطريقة آمنة. 
• متابعة الحالات المحالة للتأكد من حصول المستفيد على الخدمة المطلوبة فقط، دون إدارة حالة كاملة. 
• التنسيق مع مقدمي الخدمات لتأكيد المواعيد والمتابعة. 
• تحديث قوائم الخدمات ومسارات الإحالة بشكل دوري. 

4. إدخال البيانات وإدارة المعلومات

• إدخال بيانات الحالات في نظام إدارة المعلومات MIS بشكل منتظم. 
• تحديث بيانات الحالات بعد الاستقبال أو الإحالة أو تأكيد حصول المستفيد على الخدمة. 
• مراجعة البيانات والتأكد من دقتها واكتمالها. 
• ضمان تطابق السجلات الإلكترونية مع النماذج الورقية. 
• استخدام المعرفات الفريدة للحالات للحفاظ على السرية. 
• أرشفة الملفات إلكترونيًا وورقيًا بطريقة منظمة وآمنة. 
• استخراج التقارير والإحصائيات الدورية عند الطلب. 
• دعم إعداد التقارير الشهرية المتعلقة بأنشطة المشروع. 

5. المتابعة والتنسيق اليومي

• متابعة الحالات المسجلة والمحالة داخليًا وخارجيًا ضمن نطاق الإحالة. 
• التنسيق اليومي مع فريق المشروع والمشرف المباشر. 
• إبلاغ الإدارة بأي تحديات أو تأخير في تقديم الخدمات. 
• تنظيم مواعيد المستفيدين ومتابعة الحضور. 
• دعم سير العمل اليومي داخل المشروع. 

6. الدعم الإداري

• تجهيز استمارات التسجيل والإحالة والأدوات اللازمة. 
• ترتيب وأرشفة ملفات الحالات بشكل منظم. 
• المساعدة في إعداد الأنشطة والتقارير. 
• دعم تنفيذ جلسات التوعية والأنشطة المجتمعية عند الحاجة. 

7. الالتزام بالحماية والجودة

• الالتزام بمبادئ السرية، عدم الإضرار، والموافقة المستنيرة. 
• الالتزام بسياسات الحماية وPSEA وAAP .
• احترام جميع المستفيدين دون أي تمييز. 
• ضمان خصوصية المقابلات والبيانات. 
• الإبلاغ الفوري عن أي مخاوف تتعلق بالحماية. 
• الالتزام بالإجراءات والنماذج والسياسات المعتمدة. 
• تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من المدير المباشر. 

المؤهلات والمتطلبات

• بكالوريوس في القانون، العمل الاجتماعي، علم النفس، أو أي مجال ذي صلة. 
• خبرة من سنة إلى سنتين في العمل الإنساني أو المشاريع المجتمعية. 
• معرفة بمبادئ الحماية، الاستقبال الآمن، التقييم الأولي، والإحالة. 
• فهم جيد لأنظمة إدارة البيانات MIS يعتبر ميزة إضافية. 
• إجادة اللغة العربية، والانجليزية.
• إتقان استخدام Microsoft Office وخاصة Word وExcel .

المهارات والقدرات

• مهارات تواصل ممتازة. 
• دقة عالية في إدخال البيانات والانتباه للتفاصيل. 
• مهارات تنظيم وإدارة وقت قوية. 
• القدرة على العمل تحت الضغط. 
• القدرة على التعامل مع الحالات الحساسة بسرية ومهنية. 
• مهارات التنسيق والمتابعة. 
• حساسية ثقافية عالية واحترام التنوع. 
• القدرة على العمل ضمن فريق. 
• مهارات جيدة في حل المشكلات واتخاذ القرار.

ملاحظة مهمة:

مؤسسة PASS لا تتسامح مطلقًا مع الاستغلال والانتهاك الجنسيين (PSEA)، وفقًا لسياسة الصون ومبادئ الحماية التي يلتزم بها جميع الموظفين، وكل من تربطهم أي علاقة مع المؤسسة.