Expression of Interest (EOI) for Supply of Solar Cold Chain Storage Systems

Project: Fresh Horizons Phase II – Fisheries Sector Recovery and Cold Chain Development
Implementing Partner: Mercy Corps Yemen

1. Context 

The Fresh Horizon project includes an activity aimed at improving access to solar-powered cold storage through a smart subsidy scheme. Under this arrangement, the project will cover 80% of the total cost, while the remaining 20% will be contributed by the beneficiaries selected to receive the subsidy. To ensure product quality, price competitiveness, and greater choice, eight vendors of solar-powered cold storage units will be selected. Each vendor is required to offer at least three different sizes of cold storage units to meet the diverse needs of fisheries-related businesses. In total, the project will promote five product options, enabling cooperative members engaged in various fishery enterprises to select solutions that best fit their operational requirements and investment capacity.

2. Procedure.

1.    Mapping of Suppliers: Solar-powered cold storage suppliers in both Aden and Hadramout will be identified and mapped.
2.    Expression of Interest (EOI): An EOI will be released to invite interested vendors, both from the mapped list and new applicants to partner with the project in implementing smart subsidies for cold storage.
3.    Vendor Selection: Eligible vendors meeting the specified criteria will be selected in both locations, with four vendors each from different districts in Aden and Hadramout.
4.    Partnership Agreements: Contracts will be signed with the selected vendors.
5.    Member Selection: Cooperatives will identify and nominate members who are engaged in fisheries-related businesses and willing to contribute their 20% cost share.
6.    Voucher Issuance: The project will prepare vouchers granting access to the smart subsidy and distribute them to selected cooperative members through their cooperatives.
7.    Supplier Selection: Cooperative members will choose their preferred vendor and the type/size of cold storage unit suitable for their business.
8.    Verification by Vendors: Vendors receiving vouchers will contact Mercy Corps to confirm that the cooperative members are eligible beneficiaries under the project.
9.    Delivery and Installation: Upon confirmation, the vendor will deliver and install the cold storage equipment for the cooperative members.
10.    Reimbursement Request: Vendors will submit reimbursement claims for 80% of the total cost to Mercy Corps.
11.    Verification and Payment: Mercy Corps will conduct verification of the delivery and installation, and subsequently process and settle the payment to the vendors.
12.    After-sales maintenance service and warranty: After-sales services and issuing of a warranty in case of faulty products 

3. Purpose of the EOI

This Expression of Interest (EOI) invites qualified vendors and suppliers of renewable energy solutions to submit their interest in providing solar cold chain storage systems for selected fish cooperatives. The aim is to establish partnerships with capable suppliers who can deliver, install, and provide after-sales services for reliable systems.

4. Required Items and Specifications

Vendors are expected to supply and install complete solar-powered cold chain systems, including:

• Freezer(s) (commercial-grade, energy-efficient, suitable for fish storage). Capacity 100-500 L.
• Solar panels (sufficient to power the system).
• Batteries (deep cycle/gel, minimum lifespan of 3–5 years).
• Maximum Power Point Tracking (MPPT) Controller (to optimize solar energy use).
• 10 meters of galvanized wire (for secure and safe electrical installation).
• Metal base/stand for solar panels (rust-resistant, durable, suitable for coastal conditions).

Note: Vendors may also propose innovative configurations provided they meet the energy and storage needs of small-scale fisheries cooperatives.

5. Vendor Eligibility Criteria

• Registration and a valid license to operate in Yemen.
• Proven experience in supplying and installing solar-powered systems (minimum 1 year).
• Ability to provide installation, training, and after-sales support/warranty.
• Technical staff capacity to ensure quality assurance and maintenance.
• References from previous supply contracts (preferably in fisheries, agriculture, or cold chain solutions).

Selection criteria 

6. Submission Requirements

1.    Company profile, registration, and licenses.
2.    Evidence of past relevant experience (contracts, references, client list).
3.    Technical specifications and brochures of proposed equipment.
4.    Financial capacity and indicative pricing (quotation or unit rates).
5.    After-sales service and warranty terms.
6.    Delivery and installation timeline.

7. Submission Process

Deadline: 29/11/2025

Delivery location:

Aden Office: Khormaksr - Almdina Albedah Behind Gamal restaurant villa no 333.

Email Address: 

falnadhif@mercycorps.org

Mobile: 77 65 65 829               

Hadramout Office: Al-Mukalla - 40th area, Ben-Mahfoudh Towers, offices building No 11, First floor, Apartment No: 1

fahmahmed@mercycorps.org

Mobile: 739 109 102                

The envelope must be delivered sealed with red wax to Mercy Corps Offices written as follows:

“EOI – Supply of Solar Cold Chain Storage Systems – Fresh Horizons Phase II”

8. Disclaimer

This is an Expression of Interest (EOI) only and does not constitute a solicitation. Mercy Corps reserves the right to change or cancel the procurement process at any stage and without liability. Only shortlisted suppliers will be contacted for the next steps, which may include a Request for Quotation (RFQ) or Request for Proposal (RFP).

Note: The bidders must sign and stamp each page of the attached documents 

إعلان عن توريد أنظمة تخزين سلسلة التبريد بالطاقة الشمسية

المشروع: آفاق جديدة - المرحلة الثانية - إنعاش قطاع مصايد الأسماك وتطوير سلسلة التبريد

الشريك المنفذ: ميرسي كوربس اليمن

1. السياق

يتضمن مشروع "أفاق جديدة" نشاطًا يهدف إلى تحسين الوصول إلى وحدات التخزين البارد التي تعمل بالطاقة الشمسية من خلال برنامج دعم ذكي. وبموجب هذا البرنامج، سيغطي المشروع ٨٠٪ من التكلفة الإجمالية، بينما ستساهم الجهات المستفيدة المختارة للحصول على الدعم بنسبة ٢٠٪ المتبقية. ولضمان جودة المنتج، وتنافسية الأسعار، وتوسيع الخيارات، سيتم اختيار ثمانية موردي وحدات التخزين البارد التي تعمل بالطاقة الشمسية. ويُطلب من كل مورد تقديم ثلاثة أحجام مختلفة على الأقل من وحدات التخزين البارد لتلبية الاحتياجات المتنوعة للشركات العاملة في قطاع مصايد الأسماك. إجمالاً، سيوفر المشروع خمسة خيارات من المنتجات، مما يُمكّن أعضاء التعاونيات العاملة في مشاريع مصايد الأسماك المختلفة من اختيار الحلول الأنسب لمتطلباتهم التشغيلية وقدراتهم الاستثمارية.

2. الإجراءات

1. تحديد الموردين: سيتم تحديد موردي وحدات التخزين البارد التي تعمل بالطاقة الشمسية في كل من عدن وحضرموت وتحديد مواقعهم.
2. إبداء الاهتمام: سيتم إصدار إبداء اهتمام لدعوة الموردين المهتمين، سواءً من القائمة المحددة أو المتقدمين الجدد، للمشاركة 
    مع المشروع في تنفيذ الدعم الذكي للتخزين البارد.
3. اختيار الموردين: سيتم اختيار الموردين المؤهلين الذين يستوفون المعايير المحددة في كلا الموقعين، بواقع أربعة موردين من مديريتين مختلفتين في عدن وحضرموت.
4. اتفاقيات الشراكة: سيتم توقيع العقود مع الموردين المختارين.
5. اختيار الأعضاء: ستقوم التعاونيات بتحديد وترشيح الأعضاء المنخرطين في أعمال متعلقة بمصايد الأسماك والراغبين في المساهمة بنسبة ٢٠٪ من التكلفة.
6. إصدار القسائم: سيقوم المشروع بإعداد قسائم تتيح الوصول إلى الدعم الذكي وتوزيعها على أعضاء التعاونيات المختارين من خلال تعاونياتهم.
7. اختيار الموردين: سيختار أعضاء التعاونيات المورد المفضل لديهم ونوع/حجم وحدة التخزين البارد المناسبة لأعمالهم. ٨. التحقق من قبل الموردين: سيتواصل الموردون الذين يتلقون القسائم مع ميرسي كوربس للتأكد من أن أعضاء التعاونية مستفيدون مؤهلون ضمن المشروع.
9. التسليم والتركيب: بعد التأكيد، سيقوم المورد بتسليم وتركيب معدات التخزين البارد لأعضاء التعاونية.
10. طلب استرداد التكاليف: سيقدم الموردون مطالبات استرداد بنسبة ٨٠٪ من التكلفة الإجمالية إلى ميرسي كوربس.
11. التحقق والدفع: ستجري ميرسي كوربس التحقق من التسليم والتركيب، ثم تقوم بمعالجة وتسوية الدفع للموردين..

2. الغرض من إعلان الاهتمام

يدعو هذا الإعلان الموردين والموردين المؤهلين لحلول الطاقة المتجددة إلى تقديم طلباتهم لتوفير أنظمة تخزين سلسلة التبريد بالطاقة الشمسية لتعاونيات أسماك مختارة. والهدف هو بناء شراكات مع موردين مؤهلين قادرين على توريد وتركيب وتقديم خدمات ما بعد البيع لأنظمة موثوقة.

3.  العناصر والمواصفات المطلوبة

يُتوقع من الموردين توريد وتركيب أنظمة سلسلة تبريد كاملة تعمل بالطاقة الشمسية، بما في ذلك:

• مجمدات (مُخصصة للاستخدام التجاري، موفرة للطاقة، ومناسبة لتخزين الأسماك). سعة 100 -500 لتر
• ألواح شمسية (تكفي لتشغيل النظام).
• بطاريات (دورة عميقة/جل، بعمر افتراضي لا يقل عن ٣-٥ سنوات).
• وحدة تحكم تتبع نقطة القدرة القصوى (MPPT) لتحسين استخدام الطاقة الشمسية
• ١٠ أمتار من الأسلاك المجلفنة (لتركيب كهربائي آمن).
• قاعدة/حامل معدني للألواح الشمسية (مقاوم للصدأ، متين، ومناسب للظروف الساحلية).

ملاحظة: يمكن للموردين أيضًا اقتراح تكوينات مبتكرة شريطة أن تلبي احتياجات الطاقة والتخزين لتعاونيات مصايد الأسماك الصغيرة.

4. معايير أهلية المورد

• التسجيل ورخصة سارية المفعول للعمل في اليمن.
• خبرة مثبتة في توريد وتركيب أنظمة الطاقة الشمسية (لا تقل عن ٣ سنوات).
• القدرة على توفير خدمات التركيب والتدريب ودعم ما بعد البيع/الضمان.
• كفاءة الكوادر الفنية لضمان الجودة والصيانة.
• مراجع من عقود توريد سابقة (يفضل أن تكون في مجال مصايد الأسماك، أو الزراعة، أو حلول سلسلة التبريد).

5. متطلبات التقديم:

1.    نبذة عن الشركة، وتسجيلها، وتراخيصها.
2.    إثبات الخبرة السابقة ذات الصلة (العقود، والمراجع، وقائمة العملاء).
3.    المواصفات الفنية وكتيبات المعدات المقترحة.
4.    القدرة المالية والتسعير الإرشادي (عرض سعر أو سعر الوحدة).
5.    خدمة ما بعد البيع وشروط الضمان.
6.    الجدول الزمني للتسليم والتركيب.

6. عملية التقديم:

الموعد النهائي:  2025/11/29

موقع التسليم: 

مكتب عدن: خورمكسر -  المدينة ألبيضاء - خلف دبي الحديث - فيلا رقم 333.

البريد الإلكتروني: 

falnadhif@mercycorps.org

Mobile: 77 65 65 829                      

مكتب حضرموت: المكلا -  منطقة الأربعون شقة، مبنى أبراج بن محفوظ ، مبنى المكاتب رقم 11، الطابق الأول، شقة رقم1

fahmahmed@mercycorps.org

Mobile: 739 109 102            

يجب أن يتم تسليم الظرف مغلقاً بالشمع الاحمر الى مقر ميرسي كور مكتوبا فيه كالتالي: " توريد أنظمة تخزين سلسلة التبريد الشمسية - فريش هورايزونز، المرحلة الثانية"

7. إخلاء المسؤولية

هذا مجرد تعبير عن الاهتمام (EOI) وليس طلبًا لتقديم عروض. تحتفظ ميرسي كور بالحق في تغيير أو إلغاء عملية الشراء في أي مرحلة ودون أي مسؤولية. سيتم التواصل مع الموردين المختارين فقط لاتخاذ الخطوات التالية، والتي قد تشمل طلب عرض أسعار (RFQ) أو طلب تقديم عرض (RFP).

ملاحظة: يجب على المتقدمين توقيع ختم كل صفحة من الملفات المرفقة